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医学档案效率运用思索

2012-11-12 11:35 来源:医学教育科技论文 有人参与在线咨询

本文作者:祖庆芝 张慧丽 单位:徐州医学院档案馆 盐城卫生职业技术学院

档案利用是实现档案工作目的的一个关键环节,也是档案部门赖以存在和发展的重要基础,这在医学院校的档案馆显得尤为重要。随着医学科学的快速发展,医学科技档案的数量和种类不断增加,质量的不断提高,这就对医学科技档案的利用效率提出了更高的要求。所谓档案利用效率,是被利用档案与库存档案,档案有效能量与档案原有数量,档案利用服务单位劳动量与档案利用服务单位劳动时间的比率。因此,档案利用效率的高低受经济、社会发展的制约,医学科技档案的利用效率,也受医学科技进步和发展的制约,同时又反作用于医学科学的发展,最终推动医学科技的进步。

一、当前医学科技档案利用率低的原因分析

1.人们的档案意识不强

医学科技档案大部分来自于医疗实践中,一些专业技术人员的档案形成意识和利用意识非常淡薄,他们不了解档案究竟有什么利用价值。多数人有“自留自方便”的想法,尤其是一些基础学科室的科研人员,他们十分珍惜自己的劳动成果,舍不得也不愿意把这些科研材料归档,更不愿意向档案部门移交,个人封档现象十分普遍。这就造成了本专业,或者个人在一下次工作中无法利用这些档案资料,因而要浪费时间、精力,去重新收集原始数据,不同程度地影响了科研和工作的进展。

2.医学科技档案管理体制不健全

首先档案工作得不到应有的重视。有些医学院校领导认为档案工作可有可无。没有把档案馆基本建设、档案专项经费、档案工作者待遇等问题纳入学校议事日程,使得档案馆硬件软件建设滞后、档案工作者积极性不高,从而影响了档案馆社会功能的发挥以及社会对档案馆的认知程度。其次管理制度不健全,缺乏责任追究制度,有的医学院校仍未建立档案馆甚至综合档案室,科技档案材料仍散在各处室。有的单位虽然建立了档案室,但档案没有集中统一管理。另一些单位档案管理人员仍处在“重藏轻用”的被动、单一、封闭状态,坐等利用者上门,主动介入的服务意识较差。

3.指导性利用不够

所谓指导性利用,就是为寻求规律指导当前医学科研和临床医疗工作而进行的档案利用。目前这种类型档案利用还很少,究其原因:一是可利用的档案是否具备指导医学科研和临床医疗工作的信息;二是档案指导性利用的利用者很少。作为医学档案利用服务部门和医学档案利用服务工作者不能只是停顿在“你利用我提供”的层次上,要善于研究利用者,科学预测利用趋势,按照利用者的需求,大力开发档案资源,努力提高档案质量,积极提供主动利用服务。

二、提高医学科技档案利用效率的建议

根据以上分析,经济社会发展和医学科技的进步以及医学科技档案的特点要求,提高医学科技档案利用效率势在必行,然而目前科学技术档案利用的现状不容乐观。针对医学科技档案利用存在的问题,作者提出如下建议,供同仁们参考并批评指正。

1.更新观念,增强档案利用效率意识

更新观念首先要从思想上转变观念,实现由重保管到重利用的转移,真正做到“重利用”。正确处理好利用与保密之间的关系,确立开拓性服务意识,彻底消除“等客”的现象,采取有效的办法向社会推荐自己,让社会充分了解档案资源,尽最大努力开发档案的有效能量,变“死”材料为“活”资料,变“潜”价值为“显”的价值,变历史的作用为现实作用。根据医学形势发展的需求,根据科研进展的需要,来提供必要的、原始的、真实数据和记录,充分发挥医学科技档案在实际工作中的利用价值。

2.机制创新,提高档案利用服务质量

医学科技档案的利用服务创新,首先必须建立全新的服务机制。有先进的服务手段与服务方式,实现多样化服务。现在已有的服务方式包括:医学档案的信息加工,医学档案的咨询,科技文件的阅览、借阅等。这不仅对档案利用效率的提高起到了促进和保障作用。而且也会对广大师生用户产生强烈的吸引力。提高高校教师,特别是一线教师、科研人员对档案的认识,增强工作效率,提升工作质量。

3.手段翻新,加强档案利用基础建设

必须采取新的手段,加强档案利用的基础建设。一是优化利用服务的环境。优雅、安静、整洁的档案利用环境能吸引广大的利用者;合理、宽敞的档案利用场所能容纳众多的利用者;提供周到的服务,如可以进行打字、复印、翻拍等服务业务,可以方便利用者。二是必须有丰富的利用资源,随着现代化发展和医学科技的进步,广大的医疗工作者对档案信息资源的需求越来越大,要求也越来越高,单纯的仅靠单位工作过程中形成的档案,远远不能满足要求。急需挖掘反映目前国内外处于领先地位的并且专业水平高、具有创新成果的档案资料,作为提供的利用资源来满足利用者。三是运用现代化的服务手段。提高医学科技档案的利用效率,充分运用现代化的利用手段是十分必要的,现代化利用手段主要表现为数字化信息技术的应用。利用电脑操作检索档案,通过网络传输档案资源信息,让所有的利用者都能在网上直接利用档案等,这极大地提高了档案利用效率。四是建立科学的检索体系。用不同方式,不同的角度,按照准、快、全、稳的具体要求,编制档案检索工具,确立功能齐全的科学的检索体系。例如:医学科技档案应按照不同专业、不同学科、不同类别,编制检索工具,将各学科档案信息的内容、形式、特征以及其他情况介绍给利用者,最大限度地提供所需信息,增强利用者对档案信息的了解和再利用。五是加强高素质的档案利用服务者队伍的建设,充分发挥利用服务者的主观作用,这也是提高、档案利用效率的根本措施。

4.编研常新,充分挖掘档案利用价值

重视编研工作要充分挖掘档案利用价值,它是变被动服务为主动服务,变一般性服务为高层次服务的具体实践。在新形势下,我们要确立新的档案工作理念,调整档案工作重心,在医学教学和医学科研过程中,档案工作者要主动挖掘档案情报,开发档案信息,通过具体实践,研究开发一批实用性强、指导性强、利用价值高的档案编研成果。要按照新形势下的医学发展的要求,根据原有的实际情况,有计划地提出一些编研课题,为医学科研服务,要针对各个学科和专业的实际,突出编研特色,增强编研效果,提高编研利用效率。

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