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事业单位内部控制问题

2020-08-01 10:24 来源:内部控制管理论文 有人参与在线咨询

摘要:事业单位是社会服务的提供主体,为了社会服务的稳定性、持续性,事业单位的内控制度就显得非常重要。因此,加强风险评估,减少在单位层面和业务层面风险形成的可能性是亟待解决的问题。本文从单位层面和业务层面两个角度出发,对事业单位内部控制中的风险评估因素进行了深入的研究。

关键词:内部控制;风险评估;事业单位

一、事业单位风险评估可能存在的问题及原因分析

1.风险防范意识薄弱

部分事业单位有着国家兜底的不良心态,对于风险的防范意识薄弱。领导层面虽然口头强调风险防范,但在实际情况中难以落实,基层员工也就习以为常。甚至存在部分事业单位的决策权依然把控在部分人手中,并没有真正落实科学决策。

2.未建立风险评估机制

事业单位所涉及的经济和业务庞大且复杂,对整个业务进行详细的分析存在较大的难度,因此本文从所有事业单位都会涉及的预算角度进行分析,并对问题形成的原因进行阐述,提出优化的建议。

3.缺少内部控制信息化系统

在大数据时代下,事业单位的信息化水平显得落后。目前大部分事业单位虽然有使用各式各样的计算机系统用于财务、人事、预算等,但是其缺少能将这些分散的系统整合起来的统一系统,这样不仅会降低执行人的效率,还会使得相互不统一的系统,在使用过程中出现错误的可能性变大,与一些大型国有企业和私营企业相比还是落后很多。

4.预算管理不健全

(1)预算编制机制不健全。预算部门在编制预算的过程中,缺乏和各个部门进行有效的沟通,各部门仅仅将部门预算上报后,预算部门汇总即可,不对预算进行反馈,缺少预算部门对所有提交预算的部门的有效考核,仅仅是数字的堆砌。同时,未对预算进行比较分析,也未向预算提出部门的调整情况提出疑问,数据的精细程度和基础数据的收集和整理都远远达不到一份好预算的要求,使得整个预算在编制过程中缺乏科学性。(2)预算执行控制力度低。预算在编制阶段的不科学,使得后续在预算执行过程中会产生难以控制的局面,导致预算内容和实际内容相互脱节,预算制度形同虚设。另外,预算在执行过程中流于形式,经常会出现预算中的某项支出过多,而另一项出现剩余的情况,就会存在将两个项目进行中和处理,使得预算整体上看似无明显异常,从而导致预算在执行力和管理上不完善,不能够做到预算和执行相互印证,预算执行力低。(3)决算考核失效。事业单位的考核是依据预算执行情况展开的,但由于预算编制过程和执行过程都存在较多的问题,导致预算考核无真实的意义。考核沦为一种走过场的形式主义,对事业单位资金收支的监督没有效果,从而导致决算的考核也失效,引发决算不能指导下一年的预算,形成了一个恶性循环。

5.内部控制机制不完善

(1)内部控制未形成体系。我国事业单位虽然都有遵循的内控制度文件,相关文件也基本覆盖了大部分的业务模式,但这仅仅是提纲挈领的一个总体性的文件,并未一层一层地形成金字塔式的体系,而是仅仅只有塔尖部分,没有很好地将体系落地。同时,各项制度也没有进行集中的汇总,散落在各业务处室,未形成统一的汇编,在出现跨部门合作时,哪个部门牵头、哪个部门协助没有明确的规定,没有形成完善的体系。(2)议事决策机制不完善。事业单位遵循的集体决策制度通常是约定了每一项决策的主要负责人,对具体事项的实施由哪个部门牵头,哪个部门负责很少做出明确的规定,使得存在部分事务难以推行。对部门层面的问责制度和认定标准缺失,同时对专业性强的咨询会议、专家论证不够重视,降低了科学有效性。(3)缺乏内部控制关键岗位的责任制。事业单位的关键岗位在决策过程中发挥着极其重要的作用,科室的主要负责人不明确,科室主要负责人出差时相关的决策权不明确,缺少相关的责任制度。对岗位的要求、年终考核、定期轮换等也仅仅限制在局级领导干部,对科、处级干部缺少责任制。

二、行政事业单位风险应对措施

1.加强风险防范意识

加强风险防范意识,必须先加强领导层对风险的认识,从领导班子树立风险防范文化,只有先树立领导班子的风险防范意识,才能够有效地传达给基层工作人员,从而加强事业单位整体的风险防范意识。对领导班子加强风险防范意识后,需要事业单位中层管理人员结合所在事业单位的目标和环境,在恰当的领域加强对基层员工的风险防范意识,从而形成以点带线、以线带面地提高全员风险意识的路径。在具体的宣传中,可以举办座谈会,多准备一些由于风险点的失控产生的严重后果的案例,以失败的案例来提醒员工,风险的防范和自身的利益休戚相关,有效防范风险能够降低风险。如果能够有效将风险防范工作融入每一位员工的日常工作中,必然能够给员工带来很多隐性的利益,避免很多麻烦。

2.完善风险评估机制

事业单位的业务多、情况复杂。基于这样的特点,事业单位的风险点也众多,所以要对事业单位风险点进行全面的梳理和排查,可以采用多种风险识别方法相互结合的方式来梳理风险点。然后将已经识别出的风险点汇总,形成风险点汇总表。中层管理人员将风险点汇总表下发至各个部门,要求各个部门先进行自查,对存在风险的业务方式进行整改,并对标同区域的标杆。除了要进行整改之外,更需要的是找到风险产生的原因,是由于岗位设置产生的风险还是由于业务流程产生的风险,根据不同的原因不断完善自身的风险数据库,并设置专人对风险数据库每季度进行更新,保证风险评估机制的更新。

3.加强内部控制信息化建设

首先要对信息化建设有一套整体的规划,强化顶层设计的概念。将目前大部分事业单位所使用的OA系统、财务系统、预算系统、招投标系统等相互结合,打通各个系统之间的壁垒,形成一套完整的数据能够相互传输,相互分享的信息化体系。信息化的建设可以通过招聘相关人才,以自我建立的方式来设计、建立一套和自身相符合的信息化系统。另外,可以结合自身事业单位的特点,购买一套信息化系统。但不管采用自建还是外购,都必须要求此系统能够涵盖事业单位工作的各方面,将业务从申请、分级审批、跟踪执行、及时反馈、后续监督等工作都集中在信息系统中。在信息系统中完成上述流程可以尽可能地减少人为失误带来的风险,另一方面也会提高信息传输的效率,提高各个部门之间的沟通效率,数据的集中还可以为后续共享系统的建立。

4.完善预算管理

首先,根据事业单位的具体情况,优化预算编制的方法。根据标杆省份同类型事业单位采取的预算编制方法结合自己的情况修改预算编制方法。本年的决算结果是预测下年财政支出规模和结构的重要根据,在编制预算时,也要及时和其他部门沟通,了解实际情况和需求,是否有重大的资金支出情况,所申请的预算是否都是符合要求的,明确预算所列示项目的真实性。其次,可以通过运用比较数据法,因素分析法来对预算的制定加强分析。通过历史预算和决算的对比差异率,根据差异率分析产生差异的原因,并分析原因对本期预算的制定产生的影响,从而调整预算数,尽量将预算数和实际发生数接近。初步阶段,若对所有项目预算数的进行分析较为困难,可以采用按照金额的大小来对预算进行分析,根据每年的预算分析结果调整比较数据,逐年调整预算的分析范围,也可以帮助监察部门对各个部门的预算问题进行有效考核,根据实际考核结果进行奖惩。最后,预算的作用不仅仅是对当年的收支进行合理的安排,也要通过预决算的差异,发现下一年经济活动和效率可以提高的地方、可以改进的方面。加强预算管理的反馈制度,能够强化奖惩的依据,提高奖惩的可执行性。绩效考核及时反馈能够促进内部控制的改进,加强内部控制的约束力。同区域的不同事业单位的相同部门可以进行横向比较,找到标杆单位,学习标杆的成功经验,缩小差距,不断提高内部控制的质量。

5.完善内部控制评价机制

内部控制评价机制是内部控制持续有效运行的保障。事业单位可以成立内部控制评价小组,由事业单位纪检监察部门负责对内部控制进行评价,及时掌握内部控制的运行情况以及是否存在不适用的内控控制制度。综合办公室负责各个部门的协调,在事业单位内部发挥润滑剂的作用,避免由于内部控制的运行,使得各个部门之间产生矛盾,最终不利于事业单位有效运行。同时,人事部门也要及时奖励积极遵守制度的人员,惩罚破坏规则的成员,提高员工对内部控制执行的敬畏之心。同时,加强纪检人员的监督功能,强化日常检查的力度,将日常检查成为一种工作常态,严格落实风险评估的工作。

三、总结

自从《行政事业单位内部控制规范(试行)》颁布以来,全国各级事业单位都越来越重视自身的内控建设,风险评估制度也越来越完善,正在逐步改进,但违规现象依然屡禁不止,这说明事业单位的管控还有很大的提高空间。风险评估作为防止风险发生的重要控制之一,需要给予足够的关注,建立有效的风险管理机制。

参考文献

1.曾雪莹.行政事业单位内部控制的缺陷分析与对策建议.管理世界,2015,35(1).

2.李金平.行政事业单位财务风险评估和预警机制的构建探讨.企业导报,2015,20(1).

3.孙晓婷,程云.科研事业单位内部控制建设探讨.山东交通科技,2016(4).

作者:辛思慧 单位:天津市引进人才综合服务中心

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