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中小型企业内控管理制度建立

2020-10-30 17:48 来源:中小企业论文 有人参与在线咨询

[摘要]文章结合当前中小企业发展状况,分析了企业内部控制制度存在的问题,并提出了我国中小企业建立和完善内部控制制度的有效途径,指出相应的具体措施,希望能为企业内部控制的发展提供一些新的思路想法。中小型企业需要不断完善内控管理制度,为其高质量发展保驾护航。

[关键词]中小企业;内部控制;管理制度

1前言

全球经济增长变缓,经济环境日趋复杂,贸易战不断发生与升级,企业面临经营风险与财务风险的压力不断上升。企业建立与完善内部控制管理制度是防范和化解其重大风险的重要措施。中小企业规模相对较小,竞争力较弱,受市场环境冲击的影响较大,更有必要建立健全内部控制管理制度和有效实施,提升其管理水平和应对风险的能力,增强竞争力。

2特点及问题研究的必要性

从内部控制整体的框架来看,中小企业的内部控制主要包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五个主要要素。因此,不管是大型企业还是中小型企业,若想要形成有效的内部控制环境,就必须以上述五个要素为出发点。但与大型企业相比较,中小企业的内部控制五个要素之间又有所差异。内部管理制度是企业制定一系列规范性文件,是维护管理层意志和企业整体利益的工具,是企业和员工共同遵守的行为准则。而内部控制实际上是全员参与过程控制,应用管理制度和内部控制工具,嵌入企业流程中,主要防范和化解风险。两者都是企业全员共同遵守的行为规范。都是通过制定一定的程序、规范、流程、权限、检查考核等并有效实施,以规范的经营行为维护企业经营秩序、提高经营效益、防范经营风险和舞弊行为、实现经营目标。两者都随着内部环境变化,企业进行不断修订,使其适应和促进企业发展。两者都遵循成本效益原则,实施新增效益大于新增成本,是管理制度和内部制度的重要评价标准。内部管理制度涉及企业的方方面面,内部控制起源于会计控制活动,后来进一步扩展,管理制度进一步细化,具体到每个流程如何控制,就形成内部控制管理制度。内控制度的关键控制点都是依据企业管理的某项制度和控制措施用于业务流程中的某些活动防范和化解风险,为企业增加价值。

3现状及存在的问题

3.1内部控制意识薄弱。中小企业属于家族企业居多,往往由少数人创建,家族成员管理控制,少数人既是业主又是企业负责人,产权往往不清晰。企业负责人内部控制意识较淡薄,在管理和决策方面不讲究规则,主观随意性较大,不愿意受内部控制的约束。一方面,企业负责人缺乏内部控制的意识和动力,没有把企业做大做强的欲望,风险意识差,易满足既得利益的现状,认为自己的能力足以保证财产的安全完整;另一方面,企业相关负责人受利益动机驱使,不愿通过建立内部控制规范企业行为,运用现有政策、制度或员工为自己牟取不当利益。

3.2会计控制不健全。中小企业规模不大,资金实力不强,面对激烈的市场竞争,通常采用简单组织,聘用较少人员等短视方式,节约成本,不注重会计控制。因为中小企业员工人数少,工作无法细分,通常一人要身兼数职,会计和出纳这样不相容的职务由一人兼任是常态,有时还将支票、信汇、发票、收据等重要空白凭证以及财务私章和个人名章都交由一人保管。有的企业管理者为逃税采用两本账进行违法操作。

3.3人力资源体系不完善。中小企业的人力资源体系是十分不健全的。首先,大多采取家族式管理模式的民营中小企业,通过较少核心管理人员超长半径管理,难度陡增,进行粗放式管理,难以出效益。同时,分工不明确或一人身兼数职等情况存在,使得企业的经营效益和管理效率不高。其次,家族人员缺乏科学认识,对人才的管理随意性强。另外,中小企业资金有限,聘请到专业人才很难,留住人才更难。

3.4信息系统和沟通机制不顺畅。当前我国部分中小企业信息系统与沟通机制不健全,部门职责不明确、不完善,员工之间的相互隔阂,造成信息失真,沟通成本高,各行其是,效率低下。许多中小企业信息系统与沟通基础薄弱,内部矛盾严重,积怨太深,虽然领导者有良好的沟通愿望,往往浮于表面,流于形式,沟通效果不佳。许多中小企业信息系统与沟通渠道不畅通,成为一言堂,很少有员工说话的机会。3.5监督制度缺失中小企业规模小,经营活动单一,人员配置少,大多从事的行业竞争激烈。往往注重短期成本节约,不注重风险防控,通常一人身兼两职甚至身兼数职,不相容岗位不能有效分离,又没有人员抽查,岗位职能之间起不到监控作用。部分中小企业不重视内审工作,有的没有设置内部审计机构,有的有内审机构但不独立。

4措施

4.1强化内部控制意识。企业的管理者造就了企业内部控制环境。中小企业管理者对内部控制越了解,并率先示范,企业的控制环境越有利于内部控制的实施。由于内部控制坚持制衡性原则,这使企业管理者自己觉得办起事不再那么顺畅,花起钱也不再那么爽快,但使得企业在决策时,多了一道程序,多了一份制约,决策更加慎重,有效防范风险,保障企业目标的实现。中小企业管理者可通过参加社会培训、参观内部控制建设好的企业等方式提高内部控制的认识,并应用于自己企业中,提高企业抗风险能力。中小企业管理者强化内部控制意识,并践于行,带动全员参与,更有利于内部控制制度的建立与完善。

4.2健全会计控制。会计是信息系统,对内能为经营管理提供相关管理信息,对外能为股东或出资者、债权人等提供用于投资决策的信息。会计系统控制是内部控制的主要基本活动,也是内部控制的起源,是对会计数据加工的控制,也是加工后的会计数据转化为会计信息的控制。中小企业应建立健全会计系统控制系统,完善财务制度,保证会计信息质量,资产安全完整,对法律法规遵循,提高经营效率效果,促进中小企业发展。企业设计会计控制时,遵循内部控制原则,应与自身经营规模、业务范围、竞争环境和所承担的风险水平相适应,也要具有超前意识,同时,随环境变化不断修订。会计控制主要注意以下两点:第一,设置恰当的岗位,尽可能使得不相容职务相分离。为达到会计控制的目的,根据中小企业自身的特点、会计核算方式,设置内部相互牵制的岗位,减少错误和舞弊的发生,因内部资源等原因受限,可采用抽查、定期盘点等方法来弥补。第二,设置业务活动发生时产生的业务信息传递至会计信息系统进行加工处理产出会计信息的高效流程,保证信息及时、完整、可靠等。包括设计合适的原始单位格式,如何推送,如何加密,做到业务一边发生,会计一边记录,第一时间生成有用信息。加强日常会计检查和财产清查制度建设,是保证会计信息不失真、资产不流失的重要手段。会计检查主要包括原始信息之间、会计信息之间、原始信息与会计信息之间核对检查。财产清查主要包括对货币资金、存货、在建工程、固定资产等进行盘点,往来账函证等方法。

4.3完善人力资源政策。中小企业建立完善的人力资源管理体系主要包括:制定有利于企业战略发展的人力资源规划,建立合理的人才招聘制度,建立绩效评估机制,建立完善的激励机制等。解决好选好人,用好人,留好人问题,做到人与企业共命运,同发展。在制定人力资源规划时,结合中小企业所处的行业特点,自身所处的发展阶段,与企业发展战略相匹配的人力资源规划,保证人力资源政策稳定。在公开招聘时,严格执行规范的操作程序,把真正的优秀人才选进来。在考评时,中小企业应采用科学完善的绩效评估机制,公开公平公正反映员工的业绩,促进员工不断改进提高。在激励时,中小企业应实行多元化的激励机制,短期激励与长期激励相结合、物质奖励与精神表彰相结合,向核心人员倾斜,同时提供公平良好的福利。

4.4构建有效的信息交流与沟通体系。中小企业机构精简,层级不多,比较容易建立有效的信息系统和沟通机制。信息与沟通主要包括信息质量、沟通制度、信息系统、反舞弊机制等。中小企业应对内外部信息及时进行筛选、核对、整合,提高信息质量。沟通制度能够将信息在不同层级、各部门、与外部利益相关者进行交换使用。充分应用信息化技术,减少人为干预,提高信息传递效率和质量。中小企业可通过建立举报投诉制度和举报人保护制度,及时传达至全体员工,设立线上或线下投诉箱,接受举报,并及时处理,将处理结果公开,形成人人敢于讲真话的氛围,杜绝舞弊。

4.5加强监督机制。中小企业通过岗位设置能够形成相互监督机制,还可以通过日常监督与专项监督及时发现企业内部控制缺陷,及时改进完善。中小企业通过设立内控管理部门,加强监管企业日常生产经营活动是否按规定的程序和标准进行,并及时改进流程和标准。中小企业因规模较小,可借助外部力量进行监督检查,如会计师事务所、咨询公司等中介机构,完善内部控制。

5结论

中小企业应依据我国企业内部控制规范体系(基本规范和配套指引)或《小企业内部控制规范(试行)》建立与完善内部控制管理制度,应对近年来全球经营风险加大、社会诚信危机的挑战,提升管理水平,探索出具有自身特色的发展模式,更好地在激烈的市场竞争中鹰击长空,所向披靡,迎来更好的发展。

参考文献:

[1]常琦.企业财务内控管理制度的建立与完善分析[J].经贸实践,2018(16):137,139.

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作者:华敏 单位:江苏新世界百货有限公司

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